深圳航空酒店经济合同管理制度
一、经济合同的管理原则
1、对外的经济合同必须符合国家的各项有关法规、政策。
2、经济合同的管理采用严格的授权制：
⑴对外签定经济合同必须由酒店法人代表授权。
⑵酒店对外的一切经济合同，必须加盖本酒店公章，各部门不得用部门专用章对外签定合同。公章授权由专人保管。
⑶对外经济合同如需变更、解除，要按原合同订立时的审批程序授权专人办理。
⑷经济合同正本授权由总经办保管，副本交财务部，复印件分送有关部门。
⑸如经济合同在履行中发生纠纷，由总经理授权专人负责解决。如在解决纠纷中需要通过仲裁部门或司法部的，也必须由总经理授权处理。
3、经济合同管理集中与分散管理相结合。集中为主，分散为辅。
二、财务部是酒店合同管理的主管部门，其职责是：
1、负责审核合同中有关经济条款和内容。
2、参与重大经济合同的谈判、签订、变更、调解、仲裁、评估等活动。
3、核查各部门订立和履行合同的情况。凡销售合同、合作合资联营
合同、工程合同、采购合同等，先由各有关业务部门在总经理授权后对外负责拟订，再交财务室审核，最后交总经理审定后方可签订。
三、经济合同管理办法
1、签订合同必须由有关业务部门先填写合同审查表，由部门经理
签署后，连同合同文本交财务部进行审核，然后再报总经理审定
只有待总经理签批后业务部门才能得以授权对外签订合同。
2、签订合同时对对方履约能力（包括资信、资格）不明的，除要求其出示法人委托书外，还应要求出示营业执照副本。银行资信证明或担保单位的担保文件。
3、凡涉及酒店付款合同，应于合同规定的付款之前五天，由有关部门通知财务部，以便及时筹措资金按时付款。
4、凡涉及变更、补充、修改、提前终止合同，必须由有关部门先提出书面报告，交财务部进行审核，然后再报总经理审定后才能执行。
5、有关合同的各种往来信函、邮件等资料由业务部门负责保管，并根据财务部和总经理的要求提供需要材料的复印件。
6、对已生效的履行完毕的合同要整理归档，由总经办将合同正式文本，业务部门将往来信函等交总经办分类、整理、立卷、装订归档。一般购销合同档案保存期为五年，重大合同需永久性保存。
一、 物品领用制度
1、填单及批准：领用物品一律填写“物品/食品领用申请单”，经部门经理签字后到库房领取。
2 、领用控制：属于部门专用物品，由部门控制领用，其它部门需经过总经理批准后方可领用。例如: 客房小酒吧食品、饮料、客房用品及清洁剂由客房部负责；工程材料、工具由工程部负责；礼品由行政办负责。
3、 固定资产和低值易耗品领用：经财务部办理领用手续。
4 、贵重物品控制：贵重物品要根据总经理指定的使用范围和领用审批程序办理领用。
5、 内部供货：内部职工和员工要求由库房购买物品，一律经财务部审批，办好交费手续后开单出库。
二、 损失报告制度
1、 库存物品的丢失，变质、过期、破损、自然损耗、盘亏，物品采购中发生的各种损失或短少，财务盘点短少等由经管人填报《损失报告》单，经主管或经理检验后报领导审批和处理。
2、物品在使用部门使用和控制期间发生变质，过期，损坏等情况由使用部门填报《损失报告》单，由财务部核实后报领导审批，这类已报损的待处理物品一律交回财务部处理。
一、 采购申请：一切物品的采购办理都要以经过批准的采购单为依据。采购单一般由用物部门填报，属于规定由库房常备的物品由库房提单。尽量避免紧急采购，确实必要的应在采购单上注明，并经财务部批准后给予安排。
二、采购审批：采购单部门经理签字后送财务部办理审批。财务部应在三天内办好审批手续，未能批准的采购单退还申请部门。
三、采购单管理：采购单由财务部负责管理，包括：编号、登记、送批、交付执行（未批准的退申报部门）及事后查询。
四、采购：根据已批准的采购单由财务部安排采购，一般在本市采购的应在三日内办完。专业性较强的物品可经总经理决定派专人采购。
五、收货
1、 根据购货发票检查货物的品种、牌号、数量、规格、质量、保鲜、包装等情况，确认无误后入库，必要时可请进货部门派人协助验收。属于食品饮料的验收还要执行有关质量检验的规定，验收有问题的由采购员或经办人员负责处理。
2、收货后开出收货报告一式三份，一份交采购员，一份交成本管理员，一份留存。
3、收货时发票未到的可根据经办人提供的情况验收，并在收货报告上注明“发票未到”。
一、 仓库管理
1、货物按类别编号，每个号建一张存货卡，货物在库数量变化应立即在卡片上登记，卡片上的余数随时与实物数一致。
2、各类存货要定期作盘点检查，定期不少于：食品、酒水及贵重物品每月一次；印刷品半年一次；其他类存货三个月一次。
3、卡片的记录要定期和电脑核对, 卡片上经过核对无误的余额由成本管理员加盖“已核“标记，盘点盈亏数作相应的出库入库财务处理。
4、卡片记满后要妥善保存，年终交财务部统一保管。
5、 库房存货要按编号的次序安排，存货卡置于货位处，货物堆放整齐，库内经常清扫，保持整洁。
6、各类货物保管要明确分工负责，保管员轮休时由专人替班，库房存货间除经管人外其他人员不得进入，除非经管人认为必要并在场时可允许进入。
7、库房要防火、防盗、防潮、防虫、防鼠，每次下班要检查门窗及水电；每次上班先查看有无异常情况。
二、 钥匙管理
1、 库房上班时间钥匙由经管人员持用，下班时送交服务台存放。
2、 存放钥匙要封于纸袋内，由送存封口签字，总台设钥匙登记簿，准确记录钥匙存取情况。
3、 库房下班时间因紧急情况必须开库要经财务总监及值班经理同意，然后由总台取钥匙开库，开库要有财务人员、值班经理和保安部人员共同参加，开库处理的业务要作记录并由参与人员签字后留在库内。
4、 库房的锁要不定期更换。
三、 保质：食品饮料按国家关于食品卫生和质量检测的有关规定严格管理，凡超过保鲜期或其他质量不保证的食品饮料一律列为待处理品，另设专库存放并上报处理。
四、 计划备货：常用货物要根据用量和进货周期作必要的储备，并制定最低库存量加以保证，进货计划由保管员负责提出，经主管签字后上报，防止由于计划不周而发生缺货。
五、 到货通知：属于部门等用的货物到货后要在2小时内通知领用。
发货：按物品领用制度办理发货，“物品／食品领用申请单”是发货的原始凭证，不得涂改和增添，收货人要亲自签字认领，库管员不得代收货人签字。
一、 因公出差需填写“出差派遣单”并有总经理签字同意，否则不得报销差旅费。
二、 车船费： 总经理乘飞机普通舱或火车软卧，副总经理、财务总监乘飞机普通舱或火车硬其他人员乘飞机要事前经总经理批准。
三、 住宿费：总经理可住300元/天的房间，副总经理、财务总监可住250元/天的房间，部门经理可住150元/天的房间，其他人员可住100元/天的房间，多人出差应尽量合住，住宿费在以上标准内按实报销。
四、 市内交通费：市内交通费实行包干制，总经理市内交通费20元/天。副总经理、财务总监市内交通费15元/天，其他人员市内交通费10元/天。
五、 招待费：出差期间的招待费，要事前请示总经理，根据批准的限额执行。
六、 探亲路费：酒店人员探亲按合同办理，需人事经理审批。
七、 伙食补助：出差期间的伙食补助按40元/天包干。
一、资金管理是酒店的一个重要组成部分，牵涉面广，政策性强，因此
必须加强管理，严格遵守财经纪律，以保证货币资金的正常使用和
周转。
二、货币资金管理主要包括现金的管理和银行存款的管理。
三、现金的管理
1、 现金使用范围主要限于：
支付工资、奖金及工资性津贴等。
支付差旅费、职工医药费、房费佣金等。
按银行规定的结算起点（一千元）以内的零星开支。
2、对于从营业收入中取得的现金，规定由出纳进行清点并送银行。任何人都不得坐支现金。
3、财务部在收支现金时，要严格审核现金收付凭证及所附单据是否合法，数额是否完整，签字手续是否齐备等。对不符合制度规定的，应予以纠正或拒绝办理收付。
4、库存的现金保管工作。现金和有价证券必须放在保险箱内以确保安全和完整无缺。
5、部门因工作需要配备备用金时，应向财务部提出申请，经财务总监审核批准后方可办理。备用金支用不得超过规定范围，业务内不得移作他用或私人挪用，财务部将对各部门备用金使用情况抽查。
6、各部门领用工资、奖金如有待领部分或多余的，应及时交财务部，各部门不得存放现金。
7、现金一切收付款项，均须按业务性质分别填写交款单或支款单。支款单应写明支付的用途及有关情况、金额，并由有关人员审核盖章后方能办理支款手续。
8、现金收支业务必须当日登记现金日记帐，做到日清月结，帐款相符。杜绝用白条或原始凭证抵库、堵塞帐外资金，现金收付凭证和收付存单，按规定需送审核员审核。
9、各部门的收付款项都应通过财务部入帐。任何部门和个人都不得自行保留现金，不得私设小金库。
八、 银行存款的管理
1、对超过现金收付额以上的款项进行收付时，必须通过银行结算。
2、因经营业务需要转帐支票付款，一律由各部门填写付款申请单，部门经理签字后，经财务总监签批报总经理批准后方能办理领取支票手续。
3、支票领用者，必须在支票登记簿上写明领用日期、付款内容并签字后方可领用。凡领用后的支票应在7天内将发票送回财务部，并注销登记。对无特殊原因而逾期不送回者，及时报告财务总监。
4、财务部签发转帐支票时，应进行登记并将支票项目填写齐全，不准签发空头支票。当无法明确收款单位名称、金额时，也应写清支票用途、签发日期。
5、实行计划控制的费用或物资采购，在付款时应同时核实计划。超过计划的部分必须按规定办理追补手续后，方能付款。
6、严格遵守银行有关规定，不得将银行帐户借给其他单位或个人办理结算。保管好空白支票及已用支票存根。
7、正确使用和审核各种银行结帐凭证，并及时审核银行往来单，月末有未达帐款，应查明原因，编制银行存款余额调节表。每月根据货币资金使用情况编制“现金流量表”，反映当月现金和银行存款的流入、流出及存款余额的状况。每年需编年度现金流量表，“现金流量表”由财务部负责编制。
一、 客用长途电话由总机逐次记录，交前台收银入帐，财务室每月根据电话局的明细帐单查对，若有漏记，由当时值班的电话员负责。
二、 因公打国内长途电话的，要事先经总经理批准，发话时向总机说明对方单位，这些电话单每天由财务部送总经理审阅。
三、 经理人员私人用长途电话一律由总机挂发，并说明是私人用,每月底统一到财务部结帐。
四、 办公室的直拨电话要有人负责管理，用时登记（日期、发往地及单位、事由、批准人）直拨电话一般只供因公使用，特殊情况下私人需用时要经部门经理同意并按章交费。
五、 酒店各办公室每部电话话费标准：
1、 总经理办公室每月话费控制在800元内；
2、 酒店财务总监、留任董事、董事长助理、副总经理每月话费控制在500元内；
3、 各部门办公室每月话费控制在300元以内。
车辆维修费及油耗的管理制度
一、总经办参照《机动车辆日常检查标准》和小修、二保、中修、大修计划单填写车辆维修申请单报总经理审批。
二、主车司机对车况做日常检查，代班司机在出车前对车况进行检查后方可出车，发现问题及时通知总经办。
三、车辆在途中出现机件损坏，必须电话通知副总经理，副总经理同意后方准修理，开具发票，凭报废机件和实际修理费用填写报销单，按报销程序上报审批。
四、车辆维修费用凭维修申请单、车辆报修单及发票方可办理报销。
五、维修申请单及车辆报修单由行政办存档。
六、酒店各部门用车需填写用车申请单报副总经理审批。
七、各部门用车时需在用车申请单上登记用车前后的里程数。
八、酒店车辆补充燃油，开具发票，凭里程和燃油实际数填写报销单，按报销程序上报审批。
九、 酒店车辆燃油费只可在月度计划内列支。
本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/f67f35f8aef8941ea76e057f.html
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