Word文档批注的插入

word文档批注的插入、修改与删除方法

您可将批注 (批注：作者或审阅者为文档添加的注释或批注。Microsoft Word 在文档的页边距或“审阅窗格”中的气球上显示批注。)插入到文档的页边距处出现的批注框 (批注框：在页面视图或 Web 版式视图中，在文档的页边距中标记批注框将显示标记元素，例如批注和所做修订。使用这些批注框可以方便地查看审阅者的修订和批注，并对其做出反应。)中。也可从视图中隐藏批注。

　　如果不希望在审阅文档时显示批注，必须通过删除文档中的批注来清除它们。要了解文档中是否仍有批注，请单击“审阅”选项卡上“修订”组中的“显示标记”。

　　插入批注

　　您可键入批注。在 Tablet PC (Tablet PC：运行 Microsoft Windows XP Tablet PC Edition 的计算机。使用 Tablet 笔，您可以直接在屏幕上写字，还可以执行鼠标的功能。也称为 Tablet 计算机。) 上，可插入声音批注或手写批注。

　　键入批注

　　1、选择要对其进行批注的文本或项目，或单击文本的末尾处。

　　2、在“审阅”选项卡上的“批注”组中，单击“新建批注”。

　　3、在批注框中或在“审阅窗格”中键入批注文本。

　　注释 要响应批注，请单击其批注框，然后单击“批注”组中的“新建批注”。在新批注框中键入响应。

　　插入声音批注

　　如果您的计算机是 Tablet PC，则可以录制声音批注。声音批注作为声音对象添加到批注框中。

　　在首次添加声音批注前，您需要将“插入声音”命令添加到“快速访问工具栏”。

　　1、单击“Microsoft Office 按钮”，然后单击“Word 选项”。

　　2、单击“自定义”。

　　3、在“从下列位置选择命令”下的列表中，选择“所有命令”。

　　4、在命令列表中，单击“插入声音”，然后单击“添加”。

　　要将声音批注添加到文档中，请执行下列操作：

　　1、在“快速访问工具栏”上，单击“插入声音”。

　　2、在打开的对话框中，单击开始按钮并录制声音批注。

　　3、当录制批注完成时，按停止按钮并关闭对话框。

　　4、如果 Microsoft Office Word 显示一条消息，询问是否要更新声音对象，请单击“是”。

　　要收听录制的批注，请右键单击批注框，指向“‘录制机文档’对象”，然后单击“播放”。

　　注释 有关录制和编辑声音对象的其他信息，请参阅您的声卡和麦克风的文档。

　　插入手写批注

　　如果您的计算机是 Tablet PC，则可在文档中插入手写批注。墨迹将添加并显示在批注框中。

　　1、在“审阅”选项卡上的“批注”组中，单击“新建批注”。

　　2、在批注气泡中撰写批注。

　　删除批注

　　·要快速删除单个批注，请右键单击该批注，然后单击“删除批注”。

　　·要快速删除文档中的所有批注，请单击文档中的一个批注。在“审阅”选项卡上的“批注”组中，单击“删除”下的箭头，然后单击“删除文档中的所有批注”。

　　删除特定审阅者的批注

　　1、在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“显示标记”旁边的箭头。

　　2、要清除所有审阅者的复选框，请指向“审阅者”，然后单击“所有审阅者”。

　　3、再次单击“显示标记”旁的箭头，指向“审阅者”，然后单击要删除其批注的审阅者的姓名。

　　在“批注”组中，单击“删除” 下的箭头，然后单击“删除所有的显示批注”。

注释 此过程会删除您选择的审阅者的所有批注，包括整篇文档中的批注。

　　提示 您也可通过使用审阅窗格审阅和删除批注。要显示或隐藏审阅窗格，请单击“修订”组中的“审阅窗格”。要将审阅窗格移动到屏幕底部，请单击“审阅窗格”旁的箭头，然后单击“水平审阅窗格”。

　　更改批注

　　如果批注在屏幕上不可见，请单击“审阅”选项卡上“修订”组中的单击“显示标记”。

　　1、单击要编辑的批注框的内部。

　　2、进行所需的更改。

　　注释

　　·如果批注框处于隐藏状态或只显示部分批注，您可以在审阅窗格中更改批注。要显示审阅窗格，请在“修订”组中，单击“审阅窗格”。要使审阅窗格在屏幕底部水平显示而不是在屏幕侧边垂直显示，请单击“审阅窗格”旁的箭头，然后单击“水平审阅窗格”。

　　·要响应批注，请单击其批注框，然后单击“批注”组中的“新建批注”。在新批注框中键入响应。

　　添加或更改批注中使用的姓名

　　1、在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“修订”旁边的箭头，然后单击“更改用户名”。

　　2、单击“个性化”。

　　3、在“对 Office 副本进行个性化设置”下，更改您要在自己的批注中使用的姓名或缩写。

　　注释

　　·您键入的姓名和缩写将由所有 Microsoft Office 程序使用。对这些设置所做的任何更改会影响其他 Office 程序。

　　·当对要用于您自己的批注的姓名或缩写进行更改时，仅会对更改之后的批注产生影响。不会对在更改姓名或缩写之前文档中已存在的批注进行更新。

本人只有word2007，如果你用2003的话参考下吧

一、更改要在批注中使用的姓名或缩写

1.在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“修订”旁边的箭头，然后单击“更改用户名”。

2.单击“常用”。

3.在“对 Office 副本进行个性化设置”下，更改您要在自己的批注中使用的姓名或缩写。

二、将审阅者姓名设置为匿名

保存的文档可以没有与文档相关联的审阅者的姓名或缩写。

打开包含要匿名显示批注的已有文档。

单击“Microsoft Office 按钮” ，指向“准备”，然后单击“检查文档”。

单击“检查”。

单击“文档属性和个人信息”旁边的“全部删除”。

要点：请勿单击“批注、修订、版本和注释”旁边的“全部删除”，这会永久删除文档中的所有批注。

单击“重新检查”，然后保存文档。

重新打开文档时，显示在文档中的所有批注都不会出现姓名或缩写。

怎样删除批注中的“微软用户”

 悬赏分：0 - 解决时间：2008-12-31 10:15

插入批注时，其批注中老显示有“微软用户”请问怎样删除？

提问者： 珠江峰景2 - 四级

最佳答案

你这个“微软用户”应该是用户名，如果你不想用它，就进入“工具-选项-常规-用户名”修改为你喜欢的用户名。那么它每次用批注时就显示你刚修改的用户名。

如何使用word批注

 悬赏分：20 - 解决时间：2008-3-31 14:47

我想请问一下，我想修改一些文章，但我希望修改文章后能够保存原有的，只是原本的字只是加了划线或红字。请教高手教我一下。是不是属于批注？谢谢~~

提问者： Toosweet - 四级

最佳答案

word2003以上版本有一个版本功能。看看对你是否有用？

以下是引用网络上的：

如果希望得记录对Office文档的更改，可以在同一个文档中保存多个文档版本。由于 Microsoft Word 仅保存版本间的差别而不是每个版本的完整副本，该方法也可节省磁盘空间。保存文档的几个版本后，可以退回审阅、打开、打印和删除早期的版本。

保存文档的一个版本

·手动 如果在任何时刻您希望保存文档当前状态的一个“快照”，可以保存文档的一个版本。例如，可以在送交审阅时保存一个版本，合并审阅修订后再保存另外一个版本。

·自动 在每次关闭文档时，可以使 Word 自动保存文档的一个版本。如果您需要记录文档修订的作者和时间(例如对于法律文档)，该功能非常有用。

将版本保存为独立的文件

在一个文件中保存了同一文档的多个版本后，在以下两种情况下，可以将特定的版本保存为独立的文件：

·当送交审阅的文档中包含多个版本，但只需发送最新的或特定的版本时。该方法可以防止审阅者打开文档的早期版本。

·如果要将文档的某个早期版本与当前版本进行比较。可以使用“工具”菜单上的“比较并合并文档”命令比较不同的文档。

注释 保存多个版本不同于保存文档的备份副本，保存备份副本设计用于确认不发生数据丢失或无意中的更改。启用了“保存备份”功能后，每次保存文档时新的备份都会取代原有的备份。

防止文档的版本信息丢失

将文档另存为网页时，虽然 Microsoft Word 保持了大量原有信息，但是不保存文档的版本信息。若要保存版本信息，请在另存为网页前将文件的一个副本保存为文档。

批注

目录

释义:

基本概念

展开

编辑本段

释义:

　　词目：批注

　　拼音：pī zhù

基本解释:

　　1. 加批语和注解

　　2. 批评和注解的文字

　　书眉用小字批注

详细解释:

　　1. 指批语和注解。

　　胡适 《重印乾隆壬子本＜红楼梦＞序》：“初本的一些矛盾错误仍旧留在现行各本里，虽经各家批注里指出，终没有敢改正。” 孙犁 《澹定集·买＜太平广记＞记》：“前两册，还有些圈点、批注，是原阅书人做的。”

　　2. 谓加批语和注解。

　　浦安修 《赤子之心》：“ 德怀 针锋相对地批注道：‘现在的情况是左倾。’”

编辑本段

基本概念

什么是批注:

　　批注: 常用的读书方法。阅读的时候把读书感想、疑难问题，随手批写在书中的空白地方，以帮助理解，深入思考。

　　批注：在阅读过程中，圈圈点点，心有所感，笔墨追录，三言两语，生动传神。

　　批注: 阅读时在文中空白处对文章进行批评和注解，作用是帮助自己掌握书中的内容。批注是我国文学鉴赏和批评的重要形式和传统的读书方法，它直入文本、少有迂回，多是些切中肯綮的短词断句，是阅读者自身感受的笔录，体现着阅读者别样的眼光和情怀。

批注的位置:

　　可以是“眉批”（批在书头上），也可以是“旁批”（字、词、句的旁边，书页右侧），还可以是“尾批”（批在一段或全文之后）。

批注的内容非常广泛，大体可以归纳为4类:

　　1.注释：在读书时，遇到不认识或难懂的字、词，查字典、找参考书，弄清词义，指明出处，写在空白处。

　　2.提要：边看边思考，用简练的语言概括中心思想，把握文章脉络，提示语言特点。

　　3.批语：读书时，会有各种思想、见解、疑问产生，这些内容可随手写在空白处。

　　4、警语：在读书时，发现优美语句、典范引文、重要段落、新颖说法及特别值得注意的地方，为提醒自己，可批注上“注意！”、“重要！”、“用心记住！”“抄写笔记”等字样，使自己注意力集中，并为今后重点阅读提供条件。(注意：不能在图书馆或从他人处借的书上做批注。）

做批注的方法:

　　1.赏析语言特色（如修辞生动、动词准确、修饰语精当、哲理深刻------）

　　2.评点人物

　　3.生发联想

　　4.剖析写法

　　5.批判文本

　　6.质疑问难

做批注的注意点:

　　“批注” 时应注意用语简洁、精练，语言通顺，不能太繁琐，用自己的话准确概括，做到言简意赅。

　　在原书地方写你的真实的感受，写不下可用其他纸张。有什么写什么。不拘一格。如果该书你准备阅读多次，注意每次用不同的笔写。

使用word批注与修订

(特别注意：word2003的操作与word2000的有关操作有较大不同，2003的相关功能主要用“审阅工具栏完成。下面讲的是word2000的操作。)

批注是Word的审阅功能之一（另一功能就是修订）。当文档审阅者只评论文档，而不是直接修改文档时就可使用批注。批注使用独立的批注框来注释或注解文档，因而批注并不影响文档的内容。Word会为每个批注自动赋于不重复的编号和名称。修订则直接修改文档。修订用标记反映多位审阅者对文档所做的修改，这样原作者可以复审这些修改并以确定接受或拒绝所做的修订。

一、插入批注

批注可以是文字批注或者声音批注，下面分别介绍如何插入声音批注和文字批注。

1．插入文字批注

在文档中插入文字批注可按如下方法进行：

（1）将光标移到要插入批注的位置或者选定要插入批注引用的文本。

（2）选择【插入】－【批注】，出现如图所示的批注窗口。

（3）在批注窗口中输入文字，并且可以对批注文字进行格式化。如果要切换到文档窗口中，用鼠标直接在文档窗口中单击即可。

（4）输入完成后，单击批注条中的【关闭】按钮，关闭批注窗口。

如果要连续插入多个批注，可以在不关闭批注窗口的状态下，在文档中直接选定要批注的文本或者定位插入点，然后单击【插入】－【批注】，开始插入新的批注。

2．插入声音批注

声音批注需要麦克风、音箱等。插入声音批注的步骤如下：

（1）选择要插入批注引用的文本，或者把光标移到要插入批注引用的位置。

（2）单击【插入】－【批注】，打开批注窗口。

（3）单击批注条中的【插入声音对象】按钮。系统将打开Windows的【录音机】程序，用户可以单击【录音】按钮开始录音，单击按钮停止录音。

（4）录音完毕，关闭【录音机】程序即可。

要听到声音批注，双击批注的声音图标即可。

3．显示或隐藏批注

每次给文档添加批注时，Word都在文档中以隐藏文字的格式插入批注标记（批注者缩写和编号），打开批注窗口时将显示批注标记。如果关闭了批注窗口，可以通过单击【常用】工具栏中的【显示/隐藏编辑标记】按钮来显示批注标记。如图所示。

4．查看批注

由于在Word文档，有批注的文字底纹显示为浅黄色。如果要查看批注，用户只需把鼠标指针指向有批注的文字，文字上方将显示一条包含批注内容以及审阅者名字的屏幕提示，如图所示。

另外，如果用户要按顺序查看每个批注，需要用到Word提供的【审阅】工具栏。步骤如下：

（1）对着某个工具栏单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【审阅】，显示【审阅】工具栏。

（2）要查看下一个批注，则可以单击【下一批注】按钮。

（3）要查看前一个批注，则可以单击【上一批注】按钮。

如果要查看某位审阅者的批注，可以打开【插入批注】窗口，然后在【批注来源】后面的下拉列表框中选择审阅者的姓名。

5．更改或删除批注

只要文档中存在批注，那么【审阅】工具栏中的有关批注的按钮就被激活。单击【批注】按钮可以打开批注编辑窗口，用户可以根据需要对相应的批注进行编辑修改。如果要删除某个批注，把光标移到批注中，单击【审阅】工具栏中的【删除批注】按钮即可删除该批注。

6．更改批注审阅者

一个文档有多个审阅者，为了便于知道每个志愿者所添加的批注，可以改变批注引用中的用户缩写姓名。步骤如下：

（1）单击【工具】菜单中的【选项】菜单项，在弹出的【选项】对话框选择【用户信息】选项卡，如图所示。

（2）在【姓名】和【缩写】框中输入审阅者和缩写名称。

（3）【通讯地址】中的通讯地址可有可无。

（4）单击【确定】按钮。

二、使用修订

1．使用修订标记

使用修订标记，即是对文档进行插入、删除、替换以及移动等编辑操作时，使用一种特殊的标记来记录所做的修改，以便于其他用户或者原作者知道文档所做的修改，这样作者还可以根据实际情况决定是否接受这些修订。

使用修订标记来记录对文档的修改，需要设置文入修订状态，可以按照如下方法进行：

（1）打开要做修订的文档。000000

（2）选择【工具】菜单项中的【修订】菜单项，再从级联菜单中选择【突出显示修订】菜单项，打开如图所示的【突出显示修订】对话框。

（3）单击选中【编辑时标记修订】复选框。同时选中【在屏幕上突出显示修订】复选框，可以在修改处显示修订标记。如果选中了【在打印出的文档中突出显示修订】复选框，可以在打印文档的同时打印文档的修订标记。

（4）单击【确定】按钮。

进入修订状态的文档，当对文档进行编辑操作时，会以修订标记来显示，如图所示。

2．设置修订标记选项

默认情况下，Word用单下划线编辑添加的部分，用删除线标记删除的部分。用户也可以根据需要来自定义修订标记。如果是多位审阅者在审阅一篇文档，更需要使用不同的标记颜色以互相区分，所以用户有时需要对修订标记进行设置，设置修订标记选项步骤如下：

（1）单击【突出显示修订】对话框的【选项】按钮，或者单击【工具】菜单中的【选项】菜单项，在弹出的【选项】对话框中选择【修订】选项卡，如图所示。

（2）根据用户的需要，分别对【插入的文字】、【删除的文字】、【修改过的格式】和【修改过的行】选择标记和颜色。

（3）单击【确定】按钮。

3．接受或者拒绝修订

文档进行了修订后，可以决定是否接受这些修改，步骤如下：

（1）单击【工具】菜单中的【修订】菜单项，再从级联菜单中选择【接受或拒绝修订】菜单项，出现【接受或拒绝修订】对话框。

（2）如果接受当前的修订，单击【接受】按钮。如果接受全部的修订，则单击【全部接受】按钮。

（3）如果不接受当前的修订，单击【拒绝】按钮，如果不接受全部的修订，则单击【全部拒绝】按钮即可。

（4）要按顺序把修订的地方逐项审阅，单击按钮可以向前查找前一处修订，单击按钮可以向后查找下一处修订。

本文来源：https://www.2haoxitong.net/k/doc/447dc6c58bd63186bcebbcbc.html